Passage aux services essentiels

Afin d’assurer la santé et la sécurité des communautés de nos campus, de respecter les recommandations du gouvernement et de contribuer à prévenir les risques et la propagation de COVID-19, l’Université York passe à un niveau de services essentiels exclusivement sur ses campus.

Ce communiqué fournit à la communauté de York des informations complémentaires sur les mesures et procédures précises de l’Université pour passer au statut de services essentiels.

Dispositions d’accès aux bâtiments

Afin de continuer à appuyer la mission académique de l’Université et les services essentiels, l’Université adopte une nouvelle approche d’accès aux bâtiments qui respectera les principes suivants :

  • Assurer une transition ordonnée et progressive vers un nouveau mode de fonctionnement et de prestation de services;
  • Donner la priorité à la sécurité du personnel, des étudiants, des chercheurs et des directeurs de cours qui devront utiliser les espaces universitaires pour offrir des programmes académiques et des services essentiels;
  • Promouvoir la sûreté et la sécurité des biens de l’Université et de la propriété intellectuelle de la recherche (c’est-à-dire les équipements de laboratoire);
  • Permettre un modèle de prestation de services universitaires et de recherche en fournissant un soutien en matière d’installations et de sécurité dans un environnement modifié par des circonstances atténuantes;
  • Protéger et préserver nos campus à court terme pour la reprise éventuelle des opérations.

Même avec ces mesures en place, l’évolution rapide de la situation de COVID-19 peut entraîner à tout moment la fermeture d’un bâtiment. Par conséquent, tous les membres du corps professoral, du personnel, du corps étudiant et les chercheurs doivent prendre les mesures immédiates requises pour sécuriser leurs travaux et leurs espaces de recherche et faire les préparatifs nécessaires pour travailler à distance.

Procédure

Principes généraux

    • L’accès prolongé aux bâtiments et aux espaces sera prioritaire pour les fonctions et les opérations essentielles devant être effectuées sur le campus. Celles-ci comprennent :
      • L’accès aux bureaux des professeurs, aux services technologiques et à d’autres services au besoin pour achever des cours grâce à l’apprentissage en ligne et à des examens en ligne;
      • Les activités de recherche critiques et asservies au temps qui ne peuvent pas être déplacées du campus;
      • Le service d’assistance informatique;
      • Les bureaux des professeurs;
      • Les services de sécurité;
      • Les services des installations (entretien, terrains, services centraux, nettoyage);
      • Les cafétérias Stong, Winters et celle de Glendon;
      • Les résidences étudiantes et les appartements; et
      • Les zones désignées pour donner accès à Internet aux étudiants.
    • Le personnel chargé de l’entretien, des terrains, du nettoyage, de la gestion énergétique, des TI et de la sécurité communautaire conservera ses privilèges d’accès existants afin de pouvoir exercer les fonctions requises sur le campus;
    • Le Centre de sécurité communautaire et le Service d’assistance informatique auront un accès complet afin que les membres de la communauté puissent accéder à ces services de premier plan.

Phase I (20 au 27 mars 2020)

    1. Tous les titulaires d’accès actuels conserveront des privilèges d’accès pendant environ une semaine à partir de la fermeture des bâtiments le 20 mars 2020 pour permettre la transition vers un nouveau modèle d’exploitation.
    2. Durant la Phase I, les VPA et les doyens associés prépareront une liste des membres du corps professoral, du personnel, des étudiants et des chercheurs qui ont besoin d’être sur le campus après le 27 mars 2020 pour assurer des services essentiels. Cette liste ne sera pas utilisée pour vérifier l’identité d’une personne, mais plutôt pour assurer la sécurité et le bien-être de la communauté en fournissant aux services de sécurité une bonne connaissance des personnes présentes sur nos campus.
    3. Les demandes d’accès prolongé seront examinées pendant cette période afin de s’assurer que seuls les professeurs, le personnel, les étudiants et les chercheurs requis ont accès aux espaces nécessaires à l’exécution de services essentiels.
    4. Les facultés et les unités doivent également préparer une liste des espaces qui doivent rester ouverts pendant l’urgence afin de permettre la prestation des services essentiels (comme détaillé ci-dessus).

Phase II (du 27 mars jusqu’à nouvel ordre)

 D’ici le 27 mars 2020 en fin de journée, les facultés, les unités et le VPRI devront fournir la liste préparée durant la Phase I des membres du corps professoral, du personnel, des étudiants et des chercheurs qui ont besoin d’avoir accès aux bâtiments du campus afin de soutenir la prestation des cours (en ligne), d’examens, de la recherche et des services essentiels ».

    1. La liste sera approuvée et soumise par les VPA ou les doyens associés aux services de sécurité à doorcard@yorku.ca qui veilleront à ce que les privilèges d’accès existants soient conservés ou à ce que de nouveaux privilèges d’accès soient accordés.
    2. D’ici le 27 mars 2020 en fin de journée, les facultés et les unités doivent également fournir la liste préparée durant la Phase I des espaces qui doivent rester ouverts pendant l’urgence afin de permettre la prestation des services essentiels (comme détaillé ci-dessus).
    3. Quand l’accès est seulement requis pour des journées précises (par exemple pour des examens), la faculté ou l’unité doit identifier la personne et la date et l’heure à laquelle l’accès est requis. Sur présentation d’une pièce d’identité valide, les services de sécurité fourniront l’accès demandé.
    4. La personne sera chargée de s’assurer qu’elle a les bonnes clés pour entrer dans la zone autorisée. Les services de sécurité ne fourniront pas de clés ou l’accès aux bureaux privés ou aux espaces de bureaux.
    5. Lorsqu’une nouvelle carte d’accès sera nécessaire, les services de sécurité laisseront la carte au Centre de contrôle de sécurité (SCC) pour qu’elle soit récupérée par la faculté, le personnel, les étudiants ou les chercheurs. Une pièce d’identité valide doit être présentée afin de recevoir la carte d’accès.
    6. Durant la situation d’urgence, les listes d’accès peuvent être modifiées à la demande des VPA et des doyens associés sur une base hebdomadaire en envoyant des mises à jour à doorcard@yorku.ca d’ici vendredi à midi.
    7. Afin d’offrir un environnement propre et accueillant aux étudiants à la fin de l’urgence actuelle, les services de nettoyage assainiront les chambres et les verrouilleront lorsqu’elles seront libérées. Cela permettra également de s’assurer que des ressources cruciales seront disponibles pour poursuivre les assainissements nécessaires des zones de travail qui sont encore utilisées pour des services essentiels.

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Rémunération

Veuillez noter que l’information ci-dessous a été mise à jour pour corriger les références. Les informations de fond n’ont pas changé. 

RÉMUNÉRATION

L’Université York s’engage à maintenir le principe que tous les employés continuent à être rémunérés pour tous les jours ou les quarts de travail actuellement prévus.

Les exemples suivants sont fournis pour vous aider en tant qu’employé occasionnel ou rémunéré à l’heure à comprendre en quoi cet engagement vous concerne.

  • Vous pouvez continuer à travailler sur le campus où à distance, selon ce que détermine votre gestionnaire.
  • Si vous avez un contrat avec une date de fin déterminée et un nombre minimum d’heures garanties pour ce contrat, vous serez rémunéré sur la base de vos heures de travail réelles ou de vos heures minimum garanties, selon le plus élevé des deux montants, jusqu’à la fin de votre contrat.
  • Si votre relation d’emploi avec York est telle que vous n’avez pas d’heures de travail garanties* et qu’il n’y a pas de travail pour vous au-delà du 4 avril, vous serez payé jusqu’au 4 avril 2020 de la façon suivante :
    • Qu’il y ait ou non une perte de travail prévu, vous serez rémunéré conformément à votre horaire de travail habituel.
    • Lorsque du travail qui serait normalement prévu n’a pas lieu, les heures à rémunérer seront basées sur les heures qui seraient normalement prévues, selon votre dernier horaire de travail complet. *Cela s’applique typiquement aux groupes d’employés commeSCFP 1356‑2, APUY-2 et le programme études-travail.
  • Si votre emploi avait une date de fin planifiée avant le 4 avril, les dispositions décrites dans « c » ci-dessus s’appliquent jusqu’à la date de fin planifiée. De même, si vos heures de travail étaient prévues ou devaient être réduites avant le 4 avril pour des raisons non liées à COVID-19 (c’est-à-dire les opérations normales), alors les heures pour lesquelles vous travaillerez et/ou serez rémunéré seront conformes à cet horaire.
  • Si l’un des éléments ci-dessus (notamment en ce qui concerne la rémunération dans les cas où aucun travail réel n’est effectué) est contraire aux règles de l’organisme subventionnaire lorsque l’employé est rémunéré à partir d’une subvention, il faudra modifier ce qui précède de manière à ne pas enfreindre les règles de la subvention.
  • L’Université continue d’évaluer les questions entourant le travail et la rémunération en relation aux effets de COVID-19. Lorsque l’Université détermine, après examen, qu’elle a une obligation contractuelle pour faire travailler et/ou rémunérer un employé après le 4 avril en fonction d’un contrat d’emploi individuel, ou un groupe d’employés en vertu d’une convention collective, l’Université reverra ses mesures selon les dispositions décrites sous « c » ci-dessus, conformément à ses obligations contractuelles.
  • Pour plus d’information sur la rémunération, rendez-vous à https://yulink-new.yorku.ca/group/yulink/compensation-and-payroll 
  • En cas de questions liées à la paye, veuillez les envoyer directement à hrhelp@yorku.ca.

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Achèvement des cours

  • L’achèvement des cours est une priorité pour l’Université.
  • Nous incitons donc fortement les collègues à déménager le plus rapidement possible tout leur matériel et leurs autres ressources de leurs bureaux à leur domicile.
  • Les collègues qui ont des cartes d’accès pourront encore accéder aux bâtiments pendant une semaine après le début des fermetures de bâtiments pour aider à faciliter la transition.
  • Les cartes d’accès ne seront plus actives à partir du vendredi 27 mars 2020. Tous les collègues ayant besoin d’accéder à des services technologiques et à d’autres services du campus après cette date afin d’achever leurs cours au moyen de contenu et d’examens en ligne doivent remplir un formulaire de prolongation d’accès.
  • Ces formulaires doivent être envoyés avant le 24 mars à midi; ils seront transférés au doyen associé de la recherche de la faculté respective.
  • Les doyens associés de la recherche accumuleront toutes les demandes de prolongation d’accès pour l’achèvement des cours ou des activités de recherche.
  • Veuillez vous référer à la communication sur l’accès aux bâtiments qui a été publié

 

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Santé, sécurité et bien-être des employés

  • Le travail à domicile peut poser certains problèmes ergonomiques, comme le fait de travailler sur un ordinateur portable et de disposer d’un équipement moins adaptable.
  • Tous les employés travaillant à domicile devraient être dirigés vers les ressources ergonomiques suivantes : https://yulink-new.yorku.ca/group/yulink/ergonomics. Il est recommandé de changer de position au moins une fois par heure. La section consacrée au confort ergonomique de votre poste de travail sur la page YU Link fournit quelques conseils rapides et suggestions d’étirements.
  • Tous les incidents et blessures doivent continuer à être signalés au gestionnaire et le processus de déclaration des incidents reste inchangé. Pour plus d’information, visitez https://yulink-new.yorku.ca/group/manager-resources/health-safety-and-well-being
  • Les absences du travail pour cause de maladie doivent être signalées au gestionnaire, selon la procédure habituelle. Pour plus d’information, visitez https://yulink-new.yorku.ca/group/yulink/absence-leave-and-accommodation
  • Le travail à domicile peut parfois contribuer à un sentiment d’isolement social. Les équipes sont encouragées à maintenir un contact permanent par téléphone, par courrier électronique ou par des réunions de type « Zoom/Skype ».
  • Les employés continuent à avoir accès au Programme d’aide aux employés et à la famille à https://www.workhealthlife.com. Les ressources comprennent un soutien personnel et familial, la gestion du stress, des informations sur la santé et le bien-être, un soutien financier et juridique ainsi que des informations et des documents sur la COVID-19.

Les demandes de renseignements sur la santé, la sécurité et le bien-être des employés (HSEWB) peuvent être envoyées à hsewb@yorku.ca ou à 416-736-5491 (boîte vocale); les informations de santé sont confidentielles

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Ressources informatiques

  • Les employés sont responsables de la protection et du maintien de la confidentialité de toute information privilégiée et/ou confidentielle de l’Université à tout moment, en tout lieu et pendant son transport.
  • Les employés doivent se conformer à toutes les politiques, procédures, directives et meilleures pratiques de l’Université en matière de technologie et de sécurité de l’information, y compris, mais sans s’y limiter :
  • Installation du système d’exploitation et mises à jour des logiciels
  • Utilisation d’un logiciel antivirus
  • Protection du mot de passe
  • Prudence avec l’utilisation du courrier électronique/d’Internet et les pourriels/l’hameçonnage (phishing)
  • Prudence avec l’envoi de données à diffusion restreinte
  • Ne pas télécharger ou ne pas installer de fichiers non sollicités
  • Éviter de partager des fichiers entre pairs
  • Activer le pare-feu de l’ordinateur
  • Veuillez vous référer aux politiques, procédures, lignes directrices et meilleures pratiques des Services informatiques universitaires disponibles en ligne à l’adresse suivante : http://staff.computing.yorku.ca/computing-policies

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Stationnement 

  • Toutes les barrières de stationnement seront levées en fin de journée le jeudi 19 mars.
  • Les employés qui ont besoin de se rendre sur le campus pour travailler peuvent stationner gratuitement à partir du vendredi 20 mars jusqu’à nouvel ordre.
  • Les employés qui ont déjà acheté un permis, soit à l’avance soit par retenue sur leur salaire, recevront automatiquement un remboursement ou un crédit au prorata.
  • Pour les employés disposant d’un permis continu, un crédit proportionnel sera accordé pour le mois de mars. Les frais de retenue sur la paie pour le mois d’avril seront également ajustés en conséquence, si nécessaire, en fonction de la période pendant laquelle les employés ont travaillé hors campus en mode virtuel.
  • Pour les employés ayant un permis de travail basé sur une session académique qui expire le 30 avril, un crédit proportionnel à la période pendant laquelle les employés ont travaillé hors campus en mode virtuel sera accordé. La méthode de prestation du crédit est en cours de détermination et sera communiquée ultérieurement.
  • Les demandes d’informations et les questions peuvent être transmises à ewb@yorku.ca. Veuillez visiter la page YU LInk du HSEWB à : https://yulink-new.yorku.ca/group/yulink/health-safety-and-employee-well-being pour avoir accès aux politiques, programmes et autres renseignements.

 

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Pensions et avantages sociaux   

  • Veuillez continuer à contacter le Service des pensions et avantages sociaux en envoyant un courriel à : askpb@yorku.ca.  Le Service acceptera aussi les documents électroniques par courriel askpb@yorku.ca.
  • Veuillez ne pas envoyer de documents au Bureau des pensions et avantages sociaux par la poste.
  • Vous pouvez aussi le joindre au 416-736-2100 poste 27572 entre 9 h et 16 h du lundi au vendredi.

 Couverture des avantages sociaux

    • Malgré les préoccupations croissantes concernant la pandémie de COVID-19, le Service des pensions et des prestations tient à confirmer que la couverture actuelle des avantages sociaux ne change pas.
    • Comme toujours, si vous avez des questions, veuillez vous référer à votre brochure de prestations en ligne ou contactez directement la Sun Life.  Veuillez faire preuve de patience, car Sun Life appuie de nombreuses organisations. Vous trouverez également des informations concernant la couverture à l’extérieur du pays dans votre brochure de prestations en ligne.
    • Votre brochure de prestations en ligne est disponible à http://retire.info.yorku.ca/third-page/
    • Services aux membres du régime de la Sun Life : ca/member
    • Le site Web des membres de la Sun Life contient des informations concernant les voyages, etc. : ca/member
    • Le numéro de téléphone de la Sun Life est 1-800-361-6212. Le numéro du régime de York est 014098.
    • La plupart des formulaires de demande de remboursement peuvent être soumis via l’application mobile de la Sun Life ou le site Web des membres de la Sun Life.
    • Veuillez ne pas poster ou déposer les formulaires de demande de remboursement au bâtiment Kinsmen, car nous travaillerons à distance.

Relevés de pension 2019

    • Selon la loi, les relevés de pension du 31 décembre 2019 doivent être mis à la disposition de tous les participants du régime de retraite au plus tard le 30 juin 2020.
    • L’année dernière, les relevés de pension des participants actifs étaient disponibles à la fin avril et ceux des retraités à la fin mars.
    • Le Bureau des pensions et des prestations fournira de plus amples informations une fois que les relevés seront disponibles.

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Vie privée

  • Nous devons tous respecter la vie privée des personnes qui sont testées ou qui ont été déclarées positives pour la COVID-19.
  • Si un étudiant, un membre du personnel ou un membre du corps enseignant vous fait une divulgation, veuillez le diriger vers le site Web https://returntocampus.blog.yorku.ca/2020/03/message-to-the-community-on-yorks-response-to-covid-19/ et encouragez cette personne à suivre les directives de son fournisseur de soins de santé et/ou du Bureau de santé publique de Toronto.
  • En ce moment, nous faisons tous de notre mieux pour être utiles et communicatifs; cependant, nous ne devons envoyer aucun message aux professeurs, aux membres du personnel ou à d’autres personnes concernant des cas suspects ou confirmés, car il s’agit d’informations personnelles sur la santé.
  • C’est le rôle des membres du Bureau de santé publique de mener toutes les enquêtes et de faire le suivi approprié.  York recevra des informations de leur part si des mesures de santé et de sécurité publiques sont requises.

 

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Recherche

  • Conformément aux conseils des responsables gouvernementaux, l’Université conseille d’arrêter toutes les activités de recherche en laboratoire au plus tard le vendredi 20 mars 2020 à minuit.
  • Les membres du corps professoral disposeront d’une semaine additionnelle pour aider à la transition des activités de recherche. La transition doit être finie d’ici le vendredi 27 mars à minuit.
  • Les demandes d’accès prolongé après le 27 mars nécessiteront de remplir un formulaire le mardi 24 mars au plus tard.
  • Veuillez voir la communication distincte au sujet de l’accès aux bâtiments qui a été publiée. Toutes les demandes doivent être envoyées au doyen associé de la recherche de la faculté respective (en mettant le directeur du département en copie conforme le cas échéant) et elles seront passées en revue par les doyens en consultation avec le VPRI et la rectrice.
  • Les exceptions concernent généralement les recherches critiques sur la COVID-19 et les projets critiques asservis au temps.

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Technologies de l’information et télécommunications

  • L’Université s’est procuré 1 500 ordinateurs portables pour les étudiants, membres du corps professoral et du corps étudiant qui ne disposent pas d’un ordinateur personnel pour apprendre, enseigner ou travailler à distance.
  • Étapes pour s’inscrire afin d’emprunter un ordinateur portable :
    • Veuillez ouvrir une session dans laptops.uit.yorku.ca avec vos identifiants Passport York
    • Inscrivez-vous pour emprunter un ordinateur portable
    • Présentez-vous au bureau d’accueil Steacie à l’heure indiquée avec votre carte YU.
  • Vous trouverez des instructions détaillées sur le processus d’inscription pour emprunter un ordinateur portable ici :https://computing.yorku.ca/offcampus sous si vous n’avez pas un ordinateur portable à la maison.
  • Pour des ressources techniques pouvant être utiles pour l’informatique à distance, veuillez consulter le site Web de l’informatique hors campus : http://computing.yorku.ca/offcampus/.
  • Pour obtenir de l’aide, veuillez envoyer un billet par l’intermédiaire de askit@yorku.ca

 

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 Vacances, heures supplémentaires et journées personnelles

  • Les procédures normales continuent de s’appliquer pour les employés qui demandent l’autorisation de prendre des vacances, des journées personnelles, des heures supplémentaires et d’autres congés.
  • Le travail à domicile, en soi, ne doit pas entraîner d’heures supplémentaires. Contactez votre représentant des RH/RT si vous avez des questions.
  • Toute demande d’absence doit être entrée et approuvée, à l’avance, dans le Time Reporting Tool (TRT) ou enregistrée par courriel et gérée selon la pratique normale du département pour les groupes d’employés qui n’utilisent pas le TRT.

 

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Travail à distance

  • Comme la présidente Lenton l’a annoncé récemment, seul le personnel qui a besoin d’être physiquement présent sur les campus de York pour assurer des services essentiels restera sur place après le jeudi 19 mars 2020 en fin de journée. Tous les autres membres du personnel travailleront en mode virtuel.
  • Le travail à distance ou sur un autre lieu de travail (par exemple, à partir du domicile de l’employé) est un arrangement permettant aux employés de continuer à accomplir les exigences et les fonctions de leur poste.
  • Le travail à distance n’est en vigueur que pendant la période strictement établie par l’Université en raison de l’épidémie de COVID-19. Le travail à domicile peut être interrompu à tout moment à la discrétion de l’Université sans qu’elle soit tenue de fournir un préavis.
  • Le travail à domicile ne change pas les conditions d’emploi de base de l’employé auprès de l’Université en vertu de la convention collective en vigueur, du contrat de travail, des politiques et des lois applicables.
  • L’approbation d’un arrangement de travail à domicile en réponse à la COVID-19 ne garantit pas que les employés seront approuvés pour travailler à distance (c.-à-d. à domicile) à l’avenir.

Si vous avez des questions concernant des messages appropriés sur COVID-19, veuillez les envoyer à : coronavirusinfo@yorku.ca; si les membres du personnel ou les professeurs ont des questions concernant leur travail ou leur lieu de travail, elles peuvent être acheminées à hsewb@yorku.ca.

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